Geschäftsreise planen - die wichtigsten Tipps für die Vorbereitung
Für viele Mittelständler und ihre Angestellten stellt eine Geschäftsreise ein besonderes Ereignis dar. Hier besteht die Möglichkeit, neue Kontakte zu knüpfen oder sogar die Grundlage für eine Expansion zu schaffen. Hierfür will die Reise aber gut vorbereitet sein. Worauf in diesem Kontext zu achten ist, sehen wir uns in diesem Artikel an.
Organisatorische Fragen beantworten
Im nächsten Schritt geht es darum, die wichtigen organisatorischen Fragen für die Reise zu klären. Wie steht es zum Beispiel um die Reisedokumente aller Reisenden? Stehen die wichtigen Geschäftspapiere bereit, wie zum Beispiel die Kundenunterlagen oder die Verträge? Auch die Gepflogenheiten eines fremden Landes wollen vorher beachtet werden, um nicht in ein Fettnäpfchen zu treten.
Jeder will sich während der Reise außerdem auf sein Smartphone verlassen können. In anderen Staaten kann die deutsche SIM-Karte jedoch nahezu nutzlos sein. Um stets unter der gleichen Nummer erreichbar zu sein und die Kosten gering zu halten, empfiehlt sich eine eSIM. Eine eSIM Dubai, wohin aktuell viele Reisen führen, ist auf dieser Seite zu finden. Und auch amerikanische Angebote, wie zum Beispiel die eSIM Mexiko, sind online direkt zu finden.
Notwendigkeit prüfen und Informationen klären
Im ersten Schritt muss die Frage beantwortet werden, ob die geplante Reise in der Form überhaupt notwendig ist. Viele Unternehmen werben in diesen Tagen mit ihrem Sinn für Nachhaltigkeit. Um diesem auch gerecht zu werden, sollten insbesondere im internationalen Bereich nur solche Reisen angetreten werden, die wirklich notwendig sind. Geht es nur darum, kleinere Dinge zu besprechen, reicht womöglich eine etwas längere Videokonferenz aus. Das schont auch das Budget des Unternehmens.
Anschließend müssen noch die Eckdaten der Geschäftsreise geklärt werden. Was ist zum Beispiel das Ziel der Reise? Wer muss unbedingt mit dabei sein? Welche Reisedauer bietet sich für den Trip an und welches Budget steht dafür zur Verfügung? Diese Faktoren wirken sich auf alle weiteren Planungen aus und stehen deshalb am Anfang.
Das Gepäck zusammenstellen
Neben den organisatorischen Fragen, die das Besondere an einer Geschäftsreise sind, müssen noch weitere wichtige Dinge erledigt werden. Das Packen des Koffers unterscheidet sich nur hinsichtlich des Inhalts von einer normalen Reise. Hier lohnt sich die Verwendung einer Packliste. Denn sie reduziert das Risiko, etwas wichtiges zu vergessen. Für Reisen von bis zu einigen Tagen lohnt es sich, wenn alle Geschäftsreisenden nur auf Handgepäck setzen. Das reduziert nicht nur die Kosten, sondern minimiert gleichzeitig das Risiko, dass der Koffer verloren geht. So können alle Dinge ihren gewohnten Gang gehen.
Die Reisekostenübernahme prüfen
Jedes Unternehmen legt im Rahmen der Reisekostenrichtlinie selbst fest, wie mit finanziellen Fragen während der Geschäftsreise umgegangen werden soll. Manchmal geht der Reisende in Vorklasse und hat später die Chance, seine Ausgaben erstattet zu bekommen.
Andere erhalten eine Kreditkarte von der Firma, was die Abrechnung erheblich erleichtert, aber auch die Gefahr des Missbrauchs nach sich zieht. Handelt es sich um die erste Geschäftsreise für die Firma, ist es wichtig, sich mit den Regeln rund um die Reisekostenübernahme vertraut zu machen.
